Orientações para os trabalhos de redesenho de processos – GPTI 2016

8 jun 2016 by josé carlos vaz, No Comments »

O objetivo do trabalho é promover a análise e o redesenho de um processo de trabalho de uma organização pública.

Os grupos terão o máximo de 4 alunos. Caso dois grupos neste limite queiram trabalhar sobre  dois processos diferentes  de um mesmo macroprocesso de uma organização e, portanto, colaborarem, será aceito.

O trabalho deverá ser entregue após o encerramento da greve. Ou seja, não haverá penalização para os alunos por terem aderido à greve, um gesto importante na luta em defesa da USP e da Universidade pública, gratuita e includente.   Quem quiser entregar antes, poderá fazê-lo no dia 3 de julho (às 10h30 e às 19h, em minha sala, 319-G). Caso a greve termine até lá, esta será a data de entrega dos trabalhos. As notas serão lançadas apenas após o final da greve.

O trabalho deve ser apresentado da forma mais objetiva possível. Nada de blábláblá, que jamais seria aceito em um trabalho profissional deste tipo. Evitem textos longos e descritivos. Dêem prioridade a tabelas e representações gráficas.

Para as representações gráficas, o mais importante é a clareza e funcionalidade para descrever, analisar e redesenhar o processo. Não será exigido um formato único de fluxograma. Em contrapartida, deve ser feita uma legenda para garantir a legibilidade dos fluxogramas.  Sugere-se o uso de softwares como Bonita BPM (http://www.bonitasoft.com/) ou Bizagi (http://www.bizagi.com/). Ambos são bem fáceis de usar, têm download gratuito e oferecem recursos para aprender a usá-los com a notação BPMN (Business Process Modeling Notation). Vale a pena baixá-los e ler os materiais instrucionais gratuitos que eles disponibilizam.

A estrutura a ser seguida no trabalho escrito é apresentada abaixo:

  • Sumário executivo do trabalho: em UMA página, apresentar o objetivo do trabalho, uma breve explicação sobre o processo escolhido, uma síntese das disfunções e uma visão geral das melhorias propostas (um parágrafo para cada item).
  • Mapa de relacionamento dos macroprocessos da organização (diagrama com zoom mais geral): identificação do processo escolhido nos macroprocessos; relação entre os macroprocessos; identificação dos clientes e fornecedores; identificação de variáveis ambientais e atores externos.
  • Quadro de identificação e caracterização do processo, incluindo: nome do processo; objetivo do processo; evento de disparo; evento de término; clientes; necessidades dos clientes; fornecedores; entradas; saídas; quantidade de ocorrência dos principais eventos do processo e duração do ciclo de operação do processo (quanto tempo o processo leva do início ao final).
  • Fluxograma (diagrama com zoom no processo) com representação gráfica do processo como é operado atualmente e eventuais anexos que o grupo considere necessários (cópias de formulários, impressões de tela etc.).
  • Lista de disfunções encontradas, com priorização, se for o caso. Indicar os impactos negativos das disfunções. Sugestão: montar um quadro (tabela) de disfunções.
  • Lista de melhorias propostas. Se possível, relacionem-nas com as disfunções (“melhoria A atende à disfunção 2″). A lista de melhorias e a lista de disfunções podem ser apresentadas em um ũnico quadro.
  • Caracterização do processo proposto, incluindo  eventos de disparo e término,  entradas e saídas, fornecedores e clientes, objetivos e indicadores de desempenho do novo processo.
  • Representação gráfica do processo após melhorias (fluxograma do processo proposto).
  • Recursos de TI necessários (tecnologias a empregar)
  • Sugestões para a estratégia de implantação das melhorias.

 

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